北京经济管理职业学院 机要文件管理办法

 

   

第一章总则  

 

第一条  为规范机要文件的管理和使用，确保文件传递、传阅安全、无误，充分发挥机要文件作用，特制定本办法。  

第二条  学院办公室负责通过市委机要渠道接收上级文件的收发、传阅、管理、清退、清销、归档工作；负责教育部、市委教育工委、市教委等教育单位文件的收发、传阅、管理、归档工作；负责学院各部门、各单位收到的上级对口单位红头文件的备案工作。  

  

第二章机要文件管理  

第三条收文  

（一）收到机要文件首先应检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。  

（二）收文应及时拆封、清点、查对文件，避免号码和份数出现差错。  

（三）各种文件、资料应分别登记、编号，密级文件应在收文本上注明。  

（四）收到的中央、市委文件、市教工委文件应加盖党委收文专用章，行政文件应加盖行政收文专用章，并填好收文日期和文件编号。  

第四条发文  

（一）下发文件应填写发文本，按文件顺序号逐项进行登记。  

（二）各部门应指定专人取文。取文件时应逐件复核、签字，经双方确认无误后领走文件。  

第五条送阅文  

（一）省、军级文件直接先送党委书记阅示。  

（二）送院级领导阅读的文件，应附上文件处理单，先呈学院办公室主任阅批，再送学院领导阅示。文件退回时，对文件应逐一进行核对，对留阅文件应登记备查。  

（三）院级领导对所送文件如有批示，学院办公室应及时送往或通知有关部门、负责人阅读文件及批示。各部门应认真落实领导批示及文件要求。  

   第六条借文  

（一）建立借用文件登记本。  

（二）借出文件应写清时间、文件名称、文件编号及份数。  

（三）借出文件时，双方核对清楚，借用人签字方可取走文件；归还文件时，双方经核对无误后方可注销。  

（四）借阅文件应按阅读文件权限执行。  

（五）借阅机密级以上文件需经党委书记批准。  

第七条文件的复制  

原则上不复制上级文件，确属工作需要的，复制一般秘密级文件须经学院办公室主任批准；复制机密级以上或地、市级以上文件须经学院党委书记批准，复制的文件按正式文件管理。  

   第八条文件的清销  

（一）根据市委机要交通处发放的文件核对表，核对收到的文件与发出的文件是否一致，发现问题及时向市委机要交通处查询。  

（二）文件收回前，打印好清退单，通知各部门按清退单要求将文件清点好交到学院办公室。  

（三）文件收齐后，按市委办公厅要求进行分类、清点整理。  

（四）填好《文件清退表》后，将《文件清退表》和必须上交的文件按时上交市委办公厅机要处。  

（五）清退表以外的文件、资料需登记存档。  

（六）需要销毁的机要文件、内部资料，需填写销毁文册，由学院办公室主任审核后，送到市委保密局指定的造纸厂销毁。  

   第九条文件阅读范围  

（一）省、军级文件，送学院党委书记、院长、党委副书记、离退休的正局级领导阅读。  

（二）地、师级文件，送院级领导阅读。  

（三）县、团级及其它有关内部资料，下发各部门党总支、直属党支部。  

（四）离退休人员阅读县、团级文件按离退休时级别，集中组织学习，文件不发个人。 

    

第三章  上级文件的管理  

第十条收文  

（一）学院办公室收到的上级文件，由学院办公室负责处理；各部门收到的文件由各部门负责处理。  

（二）学院办公室、党委工作部、纪委办公室收到的上级文件，按机要文件规定执行。其他部门收到的上级对口单位下发的红头文件由各收文单位负责拆封、登记、编号、报备。  

第十一条送文  

（一）学院办公室收到的上级文件，按机要文件规定呈送。  

（二）各对口单位下发的红头文件，由各部门负责呈送主管院领导阅示。  

（三）院领导对落实上级文件精神的批示，以及向上级单位呈报有关情况，均由各有关部门负责落实。  

第十二条归档  

（一）学院办公室收到的上级文件，由学院办公室负责归档。  

（二）各部门收到的上级文件，由各部门按学院档案管理的有关规定执行。

  

第四章附则  

第十三条本办法由学院办公室负责解释。  

第十四条本办法自发布之日起执行。原《北京市经济管理干部管理学院机要文件收文处理规定》同时废止。